Службові документи оформляються від імені юридичної особи організації або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Тому більшість документів пишеться не від першої, а від третьої особи (університет просить....................................................... ,
Міністерство не заперечує............... , фірмі потрібні.......... ).
Логічна послідовність. Ознаками логічної послідовності є:
• тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа;
• чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами у межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;
• протиставлення, яке виражається словами проте, або однак;
• логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як- то).
Логічна послідовність викладутекстудосягається такожза рахунокчіткого роз- поділутекстудокумента на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци
тощо), атакож виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.
Повнота інформації. Повний—це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв’язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження максимально збігалися, поєднувалися.
Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає у сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясніше буде вона для тих, хто знайомиться з цим документом.
Перш ніж викласти остаточний варіант документа треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які більш повно і точно передають думку. Важливим є чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення і наголошення основної думки.
Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, тому що суперечності у тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємовиключаються. Суперечність може проявитись і в тому, що зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).
Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.
Текст документа повинен бути коротким, а саме: лише основні, найважливіші положення й аргументи; конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються у додатку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов’язань тощо.
Типізація мовних засобів—це стандартизація мови службових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів у наказі — наказую; у постанові — постановляємо; у листі—гарантуємо, надсилаємо тощо).
Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи. Це посилює громадський характер документа.
Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, висловлюючих ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.
Укладачеві тексту треба ретельно вишукувати належну форму викладудумки.
Так, виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхованого прояву роздратування, злої насмішки і навіть грубощів.
» следующая страница »
1 ... 67 68 69 70 71 7273 74 75 76 77 ... 240